Für die Gründerin von Shop Suki, Jennica Chiang, war es zunächst nicht das Ziel, ein erfolgreiches E-Commerce-Lebensmittelgeschäft zu betreiben. Doch als die Welt im März 2020 abrupt aufgrund der Coronavirus-Pandemie stillstand, bot sich die Gelegenheit plötzlich.

Wie Shop Suki SC Order Tags & Flows nutzt, um ihre Erfüllungsprozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen

„Ich habe früher für den Online-Lebensmittelhändler Ocado in Großbritannien gearbeitet, und als ich zurück auf die Philippinen zog, wollte ich etwas im E-Commerce starten, aber nicht unbedingt Lebensmittel“, erzählt Jennica uns. „Aber als die Regierung ankündigte, dass es einen Lockdown geben würde, dachte ich mir, dass dies die perfekte Gelegenheit sein könnte, etwas Bedeutungsvolles für meine lokale Gemeinschaft zu schaffen.“

Jennica ging eine Partnerschaft mit einem örtlichen Lebensmittelhändler ein und entschied, dass Shopify die schnellste und einfachste Möglichkeit sei, einen Online-Shop zu erstellen – und es gelang ihr, den Shop in nur drei Tagen einzurichten.

Doch es begann als ein sehr manueller Prozess, bei dem Jennicas Team jede einzelne Bestellung ausdrucken und jedes Mal neu ausdrucken musste, wenn eine Änderung vorgenommen wurde. Tatsächlich war es der Vollzeitjob von jemandem, jede einzelne Bestellung zu öffnen und zu bestimmen, aus welcher Abteilung jeder Artikel stammt, bevor eine Abholliste erstellt wurde. „Weil ein Team möglicherweise keine Ahnung hatte, dass etwas Teil ihrer Bestellung war“, sagte Jennica. „Wir begannen mit einem kleineren Geschäft und hatten 5.000 der meistverkauften SKUs – die Dinge, die die Leute wirklich brauchen –, aber dann begannen die Kunden, nach wirklich Nischenprodukten zu fragen. Sie begannen, nach Medikamenten, kleinen Haushaltsgeräten und sogar nach aufblasbaren Schwimmbecken zu fragen, also mussten wir einen Weg finden, diese zu verkaufen.“

Mit zunehmender Produktpalette wurde auch die Art und Weise, wie Shop Suki Bestellungen erfüllte, komplexer, da das Personal Bestellungen an verschiedenen Standorten abholen musste. „Bei Lebensmitteln gibt es viel mehr Komplexität, wie wir Bestellungen erfüllen. Es ist nicht wie bei Nicht-Lebensmittelgeschäften, wo Sie einen Artikel auspacken, in eine Kiste packen und irgendwo hinschicken können“, erklärte Jennica.

Eine weitere Komplexität entstand, als der Lockdown fortgesetzt wurde und die Kunden mehr Nicht-Lebensmittelartikel bestellten, was dazu führte, dass sich die Produktpalette von Shop Suki exponentiell erweiterte. Sie sagte: „Es war eine sehr hektische und chaotische Zeit. Es gab einfach viel mehr Nachfrage, als der Lebensmittelmarkt erfüllen konnte, weil jeder in Panik war.“

„Für uns kann eine ganze Bestellung nicht von einer Person erfüllt werden, und wir haben verschiedene Abteilungen, also gibt es ein separates Team für Tiefkühlkost, Frischware, Apotheke, Nicht-Lebensmittel usw. Wir haben auch Zeitdruck bei Artikeln wie verderblichen Waren, die essbar bleiben müssen.“

Um ihren Erfüllungsprozess zu verwalten, erstellte Jennica eine „sehr klobige“ Tabelle, die verschiedene Registerkarten verwendete, um Bestellungen anhand bestimmter Kriterien zu filtern, die dann für das Personal zum Auswählen ausgedruckt wurden. Sie erklärte: „Wenn Sie eine Bestellung von 80 Artikeln aus fünf verschiedenen Abteilungen hatten, druckten sie es fünfmal aus und verteilten dann verschiedene Papierstücke an jede dieser Abteilungen und verwendeten einen Textmarker, um die Artikel zu kennzeichnen, die sie auswählen würden. Es war alles sehr hektisch.“

SC Order Tags & Flows Werkelt Um Den Tag Zu Retten

Jennica wurde schnell klar, dass sie einen Weg finden musste, den Erfüllungsprozess von Shop Suki zu unterteilen. Sie war beim „App-Shopping“, als sie auf SC Order Tags & Flows stieß, das Bestellungen automatisch basierend auf einer Vielzahl von Bestell- und Kundendaten kennzeichnen kann. Speziell für Jennica bedeutete dies, dass sie ihre Bestellungen nach Produkttyp filtern konnte. Es half ihr auch, eine gute Beziehung zu wiederkehrenden Kunden aufzubauen, da die App es Shop Suki ermöglichte, eine automatisierte Regel zu erstellen, die das Personal anweist, bei jeder zehnten Bestellung des Kunden kostenlose Cupcakes beizufügen und bei jeder fünfundzwanzigsten Bestellung eine ganze Torte. Sie nutzen SC Order Tags & Flows auch, um das Personal über Kunden zu informieren, die spezifische Anforderungen haben oder vorherige Probleme hatten, sodass sichergestellt wird, dass ihre Bestellung überprüft wird, bevor sie versandt wird.

Jennica sagte: „Ich bin keine IT-Person und Tabellenkalkulationen sind das Maximum meiner technischen Möglichkeiten, daher würden wir ohne SC Order Tags & Flows ernsthaft nicht existieren. Das Kennzeichnen von Bestellungen nach Produkttyp ist etwas, das selbst Shopify Flow derzeit nicht kann. Wir könnten ohne SC Order Tags & Flows keine komplexen Erfüllungen über Shopify durchführen, da es keine anderen Kundenattribute oder Felder hat. Wenn Sie also Kundeninformationen zu Ihren Bestellungen hinzufügen möchten, sind Sie auf Tags angewiesen.“

Jennicas Top-Tipps für das Management großer Bestellmengen auf Shopify

1. Seien Sie klug bei der Zuteilung Ihrer Zeit und Energie

Verlieren Sie sich nicht in kleinen Dingen, die zu einer Zeit- und Energieverschwendung werden. Wenn Sie gerade erst anfangen, haben Sie wirklich keinen Maßstab, daher versuchen Sie, Ihre Erwartungen zu managen und wissen Sie, dass nicht alles auf einmal passiert.

2. Gehen Sie auf Shopify-App-Shopping

Verbringen Sie Ihre Auszeit damit, nach Apps auf Shopify zu suchen, denn wahrscheinlich haben Sie ein Problem, jemand anderes hat dieses Problem und jemand anderes hat eine Lösung gefunden. Seien Sie also offen für das Ausprobieren so vieler neuer Apps wie möglich. Haben Sie auch keine Angst, die Entwickler zu kontaktieren; die meisten sind sehr leidenschaftlich bei dem, was sie tun, und die Shopify-Community ist so hilfreich.

3. Kompromittieren Sie nicht die Qualität für den Gewinn

Nehmen Sie nicht mehr Bestellungen an, als Sie bewältigen können. Es ist wichtiger, Ihre Servicequalität aufrechtzuerhalten. Sie möchten kein Einjahresgeschäft sein, das nur Menschen bedient, weil eine Pandemie oder ein plötzlicher Nachfrageanstieg besteht. Sie möchten ein Geschäft, das Sie jahrelang trägt, also denken Sie an Ihre Qualität des Kundendienstes und wenn das bedeutet, dass Sie Nein zu Bestellungen sagen müssen, sei es, aber wenn Sie Bestellungen nicht erfüllen können, müssen sie das wissen. Denken Sie daran, Kommunikation ist der Schlüssel.

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