Für die Gründerin von Shop Suki, Jennica Chiang, war es ursprünglich nicht das, was sie sich vorgenommen hatte, ein erfolgreiches E-Commerce-Lebensmittelgeschäft zu führen. Doch als die Welt im März 2020 als Reaktion auf die Coronavirus-Pandemie abrupt zusammenbrach, bot sich plötzlich die Gelegenheit.

Wie Shop Suki SC Order Tags & Flows verwendet, um ihre Fulfillment-Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen

„Ich habe früher für den Online-Lebensmittelhändler Ocado in Großbritannien gearbeitet, und als ich auf die Philippinen zurückzog, wollte ich etwas im Bereich E-Commerce gründen, aber nicht unbedingt im Lebensmittelgeschäft“, erzählt uns Jennica. „Aber als die Regierung ankündigte, dass es einen Lockdown geben würde, dachte ich, dass dies die perfekte Gelegenheit sein könnte, etwas Positives für meine lokale Gemeinschaft zu tun.“

Jennica ging eine Partnerschaft mit einem lokalen Lebensmittelgeschäft ein und entschied, dass Shopify der schnellste und einfachste Weg sein würde, einen Online-Shop einzurichten — und schaffte es, den Shop in nur drei Tagen einzurichten.

Aber es begann als ein sehr manueller Prozess, bei dem Jennicas Team jede einzelne Bestellung ausdrucken und bei jeder Änderung erneut drucken musste. Tatsächlich war es die Vollzeitaufgabe von jemandem, jede einzelne Bestellung zu öffnen und festzustellen, aus welcher Abteilung jeder Artikel stammte, bevor eine Kommissionierliste erstellt wurde. „Weil ein Team vielleicht keine Ahnung hatte, dass etwas Teil seiner Bestellung war“, hatte Jennica gesagt, „haben wir mit einem kleineren Geschäft angefangen und hatten 5.000 der meistverkauften SKUs — die Dinge, die die Leute wirklich brauchen —, aber dann fragten die Kunden nach echten Nischenprodukten. Sie fingen an, nach Medikamenten, Kleingeräten und sogar aufblasbaren Schwimmbecken zu fragen, also mussten wir einen Weg finden, sie zu verkaufen.“

Mit zunehmender Produktpalette wurde auch die Art und Weise, wie Shop Suki Bestellungen abwickelte, komplexer, da die Mitarbeiter Bestellungen von verschiedenen Standorten abholen mussten. „Im Lebensmittelgeschäft ist die Art und Weise, wie wir Bestellungen ausführen, viel komplexer. Es ist nicht wie in Non-Food-Läden, in denen man einen Artikel auswählen, in eine Kiste packen und irgendwohin schicken kann „, erklärte Jennica.

Eine weitere Komplexität kam hinzu, als der Lockdown andauerte. Kunden bestellten mehr Non-Food-Artikel, was dazu führte, dass das Produktsortiment von Shop Suki exponentiell zunahm. Sie sagte: „Es war eine sehr hektische und chaotische Zeit. Es gab einfach viel mehr Nachfrage, als das Lebensmittelgeschäft erfüllen konnte, weil alle in Panik gerieten.“

„Für uns kann eine ganze Bestellung nicht von einer Person bearbeitet werden und wir haben verschiedene Abteilungen, also gibt es ein separates Team für Tiefkühlkost, frische Lebensmittel, Apotheken, Non-Food usw. Wir haben auch Zeitbeschränkungen für Artikel wie verderbliche Waren, die essbar bleiben müssen.“

Um ihren Versandprozess zu verwalten, erstellte Jennica eine „sehr umständliche“ Tabelle, in der verschiedene Tabs verwendet wurden, um Bestellungen anhand bestimmter Kriterien zu filtern, die dann ausgedruckt wurden, damit die Mitarbeiter aus ihnen auswählen konnten. Sie erklärte: „Wenn Sie eine Bestellung mit 80 Artikeln aus fünf verschiedenen Abteilungen hätten, würden sie das fünfmal ausdrucken und dann an jede dieser Abteilungen unterschiedliche Zettel verteilen und mit einem Textmarker darauf hinweisen, welche Artikel sie kommissionieren würden. Es war alles sehr hektisch.“

SC Order Tags & Flows springt ein, um den Tag zu retten

Jennica wurde schnell klar, dass sie einen Weg finden musste, den Erfüllungsprozess von Shop Suki zu unterteilen. Sie war beim „App-Shopping“ unterwegs, als sie auf SC Order Tags & Flows stieß, mit denen Bestellungen auf der Grundlage einer Vielzahl von Bestell- und Kundendaten automatisch mit Tags versehen werden können. Speziell für Jennica bedeutete das, dass sie ihre Bestellungen nach Produkttyp filtern konnte. Es half ihr auch, eine gute Beziehung zu wiederkehrenden Kunden aufzubauen, da Shop Suki mit der App eine automatische Regel erstellen konnte, die die Mitarbeiter anwies, bei jeder 10. Bestellung kostenlose Cupcakes und bei der 25. Bestellung einen ganzen Kuchen hinzuzufügen. Sie verwenden SC Order Tags & Flows auch, um Mitarbeiter über Kunden zu informieren, die spezielle Anforderungen haben oder bereits Probleme hatten, sodass sie sicherstellen können, dass ihre Bestellung vor dem Versand noch einmal überprüft wird.

Jennica sagte: „Ich bin kein IT-Experte und Tabellenkalkulationen sind ungefähr der Höhepunkt meiner technischen Fähigkeiten, sodass wir ohne SC Order Tags & Flows ernsthaft nicht existieren würden. Das Taggen von Bestellungen anhand des Produkttyps ist etwas, das selbst Shopify Flow derzeit nicht kann. Ohne SC Order Tags & Flows wären wir nicht in der Lage, ein komplexes Fulfillment über Shopify durchzuführen, da es keine anderen Kundenattribute oder Felder hat. Wenn Sie also Ihren Bestellungen Kundeninformationen hinzufügen möchten, bleiben Sie bei den Stichwörtern hängen.“

Jennicas Top-Tipps für die Verwaltung großer Bestellmengen bei Shopify

1. Seien Sie klug, wenn es darum geht, Ihre Zeit und Energie zu verteilen

Lassen Sie sich nicht auf kleine Dinge ein, die zu Zeit- und Energieverschwendung werden. Wenn Sie zum ersten Mal anfangen, haben Sie nicht wirklich einen Maßstab. Versuchen Sie also, Ihre Erwartungen zu berücksichtigen und wissen Sie, dass nicht alles auf einmal passieren wird.

2. Gehen Sie App-Shopping auf Shopify

Verbringen Sie Ihre Ausfallzeit damit, auf Shopify nach Apps zu suchen, denn wenn Sie ein Problem haben, hat wahrscheinlich jemand anderes dieses Problem und jemand anderes hat eine Lösung gefunden. Seien Sie also offen dafür, so viele neue Apps wie möglich auszuprobieren. Scheuen Sie sich auch nicht, sich an die Entwickler zu wenden. Die meisten sind sehr begeistert von dem, was sie tun, und die Shopify-Community ist sehr hilfreich.

3. Gehen Sie keine Kompromisse bei der Qualität ein, um Gewinn zu erzielen

Nimm nicht mehr Bestellungen an, als du bewältigen kannst. Es ist wichtiger, Ihre Servicequalität aufrechtzuerhalten. Sie möchten kein einjähriges Unternehmen sein, in dem Sie nur Menschen betreuen, weil es eine Pandemie oder einen plötzlichen Anstieg der Nachfrage gibt. Sie wollen ein Unternehmen, das Sie jahrelang unterstützt, also denken Sie über Ihre Qualität des Kundendienstes nach, und wenn das bedeutet, Nein zu Bestellungen zu sagen, dann sei es so, aber wenn Sie Bestellungen nicht erfüllen können, dann müssen sie das wissen. Denken Sie also daran, dass Kommunikation der Schlüssel ist.

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