Cuando Darts Farm empezó a operar como una granja de alimentos frescos para recoger los propios productos a principios de los años 70, las computadoras modernas estaban en sus inicios y todavía no se había inventado Internet. Unos 50 años después, la granja, que ahora es un destino de compras único y exclusivo, procesa cientos de pedidos en línea todos los días.

Cómo Darts Farm utiliza SC Order Tags & Flows para automatizar las operaciones de comercio electrónico

El equipo de Darts Farm, con sede en Exeter, en el suroeste de Inglaterra, comenzó a planificar el lanzamiento de una plataforma de comercio electrónico propiamente dicha a principios de 2019. Hasta ese momento, se habían centrado casi exclusivamente en promocionar la granja como una experiencia de destino para los clientes, que podían venir a comprar al mercado, disfrutar de un café en la cafetería o almorzar en el restaurante. Si bien ese concepto sigue siendo la piedra angular de su negocio, Darts Farm quería mantenerse a la vanguardia y ampliar su oferta en línea.

Michael Still, responsable de proyectos especiales en Darts Farm, dijo: “Ya teníamos un sitio web, pero era necesario actualizarlo. Habíamos estado vendiendo regalos de comida de Devon a varios clientes, por lo que el plan inicial era crear un sitio de comercio electrónico para hacer frente a la escala”. Optaron por Shopify como su plataforma de elección y estuvieron en funcionamiento en noviembre de 2019, a tiempo para una oleada de ventas navideñas de cestas de regalo y carne de sus carniceros de renombre local.

Tras el éxito inicial durante la temporada navideña, Michael dijo que el equipo se estaba preparando para ofrecer a los clientes la opción de elegir la fecha de entrega, ya sea en su casa o para recogerlos en persona en la granja. Darts Farm recurrió a una agencia para crear un selector de fecha de entrega personalizado en su tema de Shopify para etiquetar el pedido con la fecha de entrega preferida del cliente. Pero a medida que más clientes comenzaron a utilizar el selector de fecha de entrega y la variedad de productos que se pedían aumentó, al personal le resultó cada vez más difícil agrupar y organizar los pedidos en función de lo que se había comprado.

¿Cómo ayudaron las etiquetas y flujos de pedidos de SC?

A medida que Darts Farm continuó creciendo, se dieron cuenta de la necesidad de un sistema de procesamiento que fuera más flexible y les permitiera aplicar etiquetas a ciertos pedidos.

“Aquí es donde SC Order Tags & Flows entró en juego. De repente, nos permitió aplicar etiquetas en función de una amplia variedad de variables relacionadas con el pedido de Shopify”.

Michael Still, director de proyectos especiales

Michael dijo que estaban usando la aplicación de cumplimiento OrderlyPrint para ayudar con las listas de selección y los pedidos de embalaje cuando descubrieron la integración con SC Order Tags & Flows. Les permitió aplicar la fecha de entrega seleccionada por el cliente como una etiqueta en el pedido y luego, dentro de OrderlyPrint, pudieron ordenar esas etiquetas de fecha en orden cronológico.

“Gracias al uso de etiquetas, pudimos identificar una amplia gama de factores relacionados con los pedidos”, afirmó. “La clave era la fecha de entrega que había elegido el cliente, pero también podíamos identificar si se trataba de un pedido de cestas de la compra o de un pedido de comestibles y si había algún artículo en el pedido que requiriera un tratamiento especial; había una gran variedad de opciones flexibles en SC Order Tags & Flows”.

Cuando la pandemia de coronavirus golpeó en marzo de 2020 y el mundo se vio obligado a cerrar, Darts Farm ya tenía bases sólidas de comercio electrónico establecidas. A pesar de estar clasificada como una tienda esencial y permanecer abierta, Darts Farm vio un gran aumento en los pedidos en línea, ya que muchos clientes optaron por quedarse en casa. Algo para lo que no estaban preparados fue el volumen de artículos en el pedido y el tipo de productos esenciales que antes de la pandemia rara vez se compraban en su sitio.

“La gente compraba productos de alimentación integral, especialmente cosas que normalmente no comprarías en Darts Farm, así que necesitábamos poder aplicar etiquetas a estos pedidos. “Necesitábamos poder agregar rápidamente más productos, toda la gama de artículos más pequeños que podrías querer en tu pedido de comestibles. Tenemos alrededor de 650 productos y desde que comenzamos [en Shopify] hemos tenido alrededor de 26.000 pedidos”. Agregó: “También presentamos paquetes de suscripción con Recharge y necesitábamos etiquetarlos para que la empresa de cumplimiento pudiera ver que era un pedido de suscripción. Algunas de las etiquetas en las que confiamos provienen de algunas de las otras aplicaciones en nuestra tienda Shopify, pero SC Order Tags & Flows nos permite ser más flexibles y aplicar más etiquetas en función de esas etiquetas, debido a la opción de retraso de la regla. Significa que podemos realizar acciones adicionales en el pedido, como crear etiquetas en masa, por ejemplo”.

Michael dice que, a medida que los volúmenes de pedidos aumentaron durante los confinamientos, el equipo atravesó una "curva de aprendizaje pronunciada" sobre cómo cumplir y procesar los pedidos.

Por coincidencia, debido a un proyecto que estaba en pausa, tenían un espacio libre de 16 mx 16 m que podían convertir en un lugar para gestionar pedidos online. “Tenemos un gran equipo de unas 60 personas, así que nos juntamos y construimos un área de distribución con palés y pensamos en cómo hacer esto con refrigeración, embalaje, etc.”.

“Cometimos errores y aprendimos cosas muy rápido”. También tuvieron que idear formas alternativas de empaquetar los pedidos y desarrollar diferentes zonas, como un área de empaque en frío, un área a temperatura ambiente, un lugar para botellas, etc. Michael dijo: “Pasamos por ese proceso y todos pusieron manos a la obra. Gran parte del proceso consiste en procesar los pedidos e imprimir una lista de selección, ya sea que se trate de imprimir un pedido individual o una lista de selección resumida, porque teníamos que llevar las listas de selección a los carniceros para preparar todos sus productos para el día siguiente para empaquetarlos. “Básicamente, estábamos trabajando en un proceso de cumplimiento de 24 horas. El límite era el mediodía del lunes y se desarrollaba e imprimía una lista. Todo se prepara el lunes, se empaqueta el martes y se entrega el miércoles”.

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Los mejores consejos de Michael para automatizar a medida que escala en Shopify

1. Encuentra la pila tecnológica adecuada

Para ofrecer una amplia gama de opciones de envío, como recogida, fechas de entrega, etc., es necesario tener en cuenta la tecnología que lo hará posible. Cuantas más opciones se proporcionen, más complicado puede resultar el cumplimiento, lo que implica una mayor variedad de tipos de pedidos para cumplir. Encontrar la tecnología adecuada para agilizar este proceso es importante y se deben aprovechar las fortalezas de los sistemas.

2. Hable con los desarrolladores detrás del software

Los desarrolladores de las aplicaciones tendrán una gran cantidad de conocimientos y experiencia en el área en la que se enmarcan sus aplicaciones. Hablarán con muchos comerciantes que tienen diferentes problemas que resolver. Su conocimiento es increíblemente valioso y siempre están disponibles para escuchar y ofrecer formas de mejorar los procesos o proponer soluciones inteligentes.

3. No tengas miedo de cambiar las cosas si es necesario.

Poco después de crear nuestro selector de fecha de entrega, nos dimos cuenta de que necesitábamos algo más flexible. No lo pensamos dos veces y buscamos soluciones alternativas que nos permitieran continuar con nuestro camino de crecimiento. El hecho de que algo tuviera sentido en su momento no significa que siga teniendo sentido en el futuro. El comercio electrónico es una industria que avanza a un ritmo rápido y en la que aparecen nuevas tecnologías todo el tiempo. Aproveche las novedades que surjan y concéntrese en lo que desea ofrecer a sus clientes, en lugar de intentar adaptar las necesidades de los clientes a lo que está disponible actualmente.

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