Para Jennica Chiang, fundadora de Shop Suki, dirigir un negocio exitoso de venta de comestibles a través de Internet no era algo que se hubiera propuesto en un principio. Pero cuando el mundo se paralizó abruptamente en marzo de 2020 como respuesta a la pandemia del coronavirus, la oportunidad se presentó de repente.

Cómo Shop Suki utiliza SC Order Tags & Flows para automatizar sus procesos de cumplimiento y ahorrar tiempo

“Trabajé para la tienda de alimentación online Ocado en el Reino Unido y, cuando regresé a Filipinas, quería empezar algo en el comercio electrónico, pero no necesariamente en la venta de alimentos”, nos cuenta Jennica. “Pero cuando el Gobierno anunció que habría un confinamiento, pensé que esta podría ser la oportunidad perfecta para hacer algo que tuviera un impacto en mi comunidad local”.

Jennica se asoció con una tienda de comestibles local y decidió que Shopify sería la forma más rápida y sencilla de crear una tienda en línea, y logró configurar la tienda en solo tres días.

Pero empezó como un proceso muy manual, en el que el equipo de Jennica tenía que imprimir cada pedido individual y volver a imprimirlo cada vez que se hacía un cambio. De hecho, alguien tenía que trabajar a tiempo completo para abrir cada pedido y determinar de qué departamento provenía cada artículo antes de elaborar una lista de selección. “Porque un equipo puede no tener ni idea de que algo formaba parte de su pedido”, dijo Jennica, “empezamos con una tienda más pequeña y teníamos 5.000 de los SKU más vendidos (los artículos que la gente realmente necesita), pero luego los clientes empezaron a pedir productos realmente especializados. Empezaron a pedir medicamentos, pequeños electrodomésticos e incluso piscinas inflables, así que tuvimos que encontrar una forma de venderlos”.

A medida que su gama de productos aumentó, la forma en que Shop Suki preparaba los pedidos también se volvió más compleja, ya que el personal tenía que recoger los pedidos en diferentes ubicaciones. “Con los supermercados, la forma en que preparamos los pedidos es mucho más compleja. No es como en las tiendas de productos no alimentarios, donde puedes elegir un artículo, empaquetarlo en una caja y enviarlo a algún lado”, explicó Jennica.

Otra complicación surgió a medida que el confinamiento continuaba, ya que los clientes pedían más artículos no alimentarios, lo que provocó que la gama de productos de Shop Suki aumentara exponencialmente. Ella dijo: "Fue un momento muy agitado y caótico. Había mucha más demanda de la que la tienda de comestibles podía satisfacer porque todos estaban en pánico".

"Para nosotros, un pedido completo no puede ser preparado por una sola persona y tenemos diferentes departamentos, por lo que hay un equipo separado para alimentos congelados, alimentos frescos, farmacia, productos no alimentarios, etc. También tenemos limitaciones de tiempo en artículos como los productos perecederos que deben permanecer comestibles".

Para gestionar el proceso de cumplimiento, Jennica creó una hoja de cálculo “muy complicada” que utilizaba distintas pestañas para filtrar los pedidos según determinados criterios, que luego se imprimían para que el personal pudiera elegir. Ella explicó: “Si tenías un pedido de 80 artículos de cinco departamentos diferentes, lo imprimían cinco veces y luego entregaban diferentes hojas de papel a cada uno de estos departamentos y usaban un resaltador para indicar los artículos que iban a elegir. Todo era muy caótico”.

SC Order Tags & Flows interviene para salvar el día

Jennica se dio cuenta rápidamente de que necesitaba encontrar una forma de dividir el proceso de cumplimiento de Shop Suki. Estaba "comprando en la aplicación" cuando se encontró con SC Order Tags & Flows, que puede etiquetar automáticamente los pedidos en función de una amplia gama de datos de pedidos y clientes. Específicamente para Jennica, significó que podía filtrar sus pedidos por tipo de producto. También la ayudó a construir una buena relación con los clientes que regresaban, ya que la aplicación le permitió a Shop Suki crear una regla automatizada que indicaría al personal que incluya cupcakes gratis en el décimo pedido de cada cliente y una tarta entera en su vigésimo quinto pedido. También utilizan SC Order Tags & Flows para ayudar a notificar al personal de los clientes que tienen requisitos específicos o han tenido problemas anteriores, de modo que puedan asegurarse de que su pedido se verifique dos veces antes de enviarlo.

Jennica dijo: “No soy una persona de TI y las hojas de cálculo son el punto máximo de mi capacidad técnica, por lo que realmente no existiríamos sin SC Order Tags & Flows. Etiquetar pedidos según el tipo de producto es algo que ni siquiera Shopify Flow puede hacer por ahora. No podríamos ejecutar ningún cumplimiento complejo a través de Shopify sin SC Order Tags & Flows porque no tiene ningún otro atributo o campo de cliente, por lo que si desea agregar información de cliente a sus pedidos, deberá usar etiquetas”.

Los mejores consejos de Jennica para gestionar un gran volumen de pedidos en Shopify

1. Sea inteligente al asignar su tiempo y energía

No te obsesiones con pequeñas cosas que te harán perder tiempo y energía. Cuando empiezas, no tienes un punto de referencia, así que intenta gestionar tus expectativas y ten en cuenta que no todo va a suceder a la vez.

2. Ir de compras desde la aplicación Shopify

Dedica tu tiempo libre a buscar aplicaciones en Shopify, ya que es probable que si tienes un problema, alguien más tenga ese problema y alguien más haya encontrado una solución. Por lo tanto, estate abierto a probar tantas aplicaciones nuevas como sea posible. Además, no temas ponerte en contacto con los desarrolladores, la mayoría son muy apasionados por lo que hacen y la comunidad de Shopify es muy servicial.

3. No comprometa la calidad por las ganancias

No acepte más pedidos de los que puede atender. Es más importante mantener la calidad de su servicio. No quiere tener un negocio de un año en el que solo atiende a personas porque hay una pandemia o un aumento repentino de la demanda. Quiere un negocio que lo sostenga durante años, así que piense en la calidad de su servicio al cliente y si eso implica decir que no a los pedidos, que así sea, pero si no puede cumplir con los pedidos, entonces deben saberlo. Así que recuerde, la comunicación es clave.

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